ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ  ΓΙΑ  ΤΗ  ΧΟΡΗΓΗΣΗ  ΣΦΡΑΓΙΔΑΣ  ΤΗΣ  ΧΑΓΗΣ

(APOSTILLE)

Στοιχεία Επικοινωνίας

ΑΥΣΤΡΙΑ - ΓΑΛΛΙΑ - ΙΣΠΑΝΙΑ - ΙΤΑΛΙΑ - ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ - ΟΛΛΑΝΔΙΑ - ΠΟΛΩΝΙΑ - ΠΟΡΤΟΓΑΛΙΑ - ΤΟΥΡΚΙΑ

για τα ακόλουθα έγγραφα των Δήμων - Ληξιαρχείων:

• Πιστοποιητικό Γέννησης
• Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης
• Ληξιαρχική Πράξη Γάμου
• Άδεια Γάμου κλπ.

Η σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε πρωτότυπα δημόσια έγγραφα, ή σε ακριβή αντίγραφα της εκδούσας αρχής τα οποία έχουν ισχύ πρωτοτύπου (εγκύκλιος Υπ. Εσωτ. υπ’ αριθμ. 47302/26-08-2008).  Αυτό σημαίνει ότι δεν χορηγείται σε επικυρωμένα αντίγραφα που έχουν γίνει από δικηγόρους, ΚΕΠ, αστυνομικά τμήματα, ή άλλες δημόσιες υπηρεσίες.  Με την επισημείωση (Apostille) βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και τα έγγραφα καθίστανται έγκυρα για χρήση στις χώρες που έχουν υπογράψει τη σύμβαση της Χάγης της 5^ης Οκτωβρίου 1961 (για την κατάργηση της υποχρέωσης επικύρωσης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων).  Στην Ελλάδα η σύμβαση κυρώθηκε με το νόμο 1497/1984.

Κατόπιν διατάξεων του νόμου 2503/1997, έχουν εξουσιοδοτηθεί αρμόδιοι υπάλληλοι για τη χορήγηση της σφραγίδας της Χάγης σε ΚΑΘΕ ΝΟΜΟ, πράγμα που σημαίνει ότι σε όλα τα έγγραφα η Apostille χορηγείται ΜΟΝΟΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΜΟΔΙΑ, ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΗ ΑΡΧΗ ΤΟΥ ΝΟΜΟΥ ΜΕΣΑ ΣΤΑ ΟΡΙΑ ΤΟΥ ΟΠΟΙΟΥ ΕΧΟΥΝ ΕΚΔΟΘΕΙ.

Στα έγγραφα που θα προσκομισθούν σε χώρες που δεν έχουν υπογράψει τη σύμβαση της Χάγης, τίθεται μια διαφορετική σφραγίδα επικύρωσης από την υπηρεσία της Α.Δ.Μ.Θ. και εν συνεχεία τίθεται ακόμη μία σφραγίδα επικύρωσης από παράρτημα του Υπουργείου Εξωτερικών που στεγάζεται στο Υπουργείο Μακεδονίας – Θράκης.

Η σφραγίδα Χάγης δεν χορηγείται σε απλά φωτοαντίγραφα.

Η σφραγίδα Χάγης δεν χορηγείται σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω τηλεομοιοτυπίας, δηλαδή μέσω FAX, ούτε σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εν συνεχεία εκτυπωθεί (εγκύκλιος Υπ. Εσωτ. υπ’ αριθμ. 47302/26-08-2008).

Για τη χορήγηση της Apostille στις ακόλουθες περιπτώσεις εγγράφων, χρειάζεται να προηγηθούν επικυρώσεις από κάποιες ενδιάμεσες αρχές:

• Ταυτότητες και διαβατήρια: 1) θεώρηση από οποιοδήποτε αστυνομικό τμήμα με υπογραφή ΜΟΝΟ του Διοικητή του Τμήματος. 2) θεώρηση από τη ΓΕΝΙΚΗ ΑΣΤΥΝΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΘΕΣ/ΝΙΚΗΣ, Γραφείο Εφαρμογής Νομοθεσίας (Μοναστηρίου 326, απέναντι από τα ΚΤΕΛ), από Διευθυντή ή Ταξίαρχο.  Δεν μπορούν να θεωρηθούν από ΚΕΠ, ή άλλες δημόσιες αρχές.
• Εφοριακά έγγραφα: πρέπει να έχουν εκδοθεί είτε πρωτότυπα, είτε να έχουν γίνει ακριβή αντίγραφα, από Δ.Ο.Υ. του Νομού Θεσσαλονίκης.  Οι ενδιαφερόμενοι οφείλουν να δηλώνουν στις οικονομικές υπηρεσίες ότι χρειάζονται τα έγγραφα για χρήση στο εξωτερικό και ότι θα επισημειωθούν με την Apostille, γιατί υπάρχουν εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι σε κάθε Δ.Ο.Υ. που έχουν δικαίωμα να υπογράφουν αυτά τα έγγραφα.
• Έγγραφα Α/Βαθμιας και Β/Βαθμιας Εκπαίδευσης (απολυτήρια σχολείων, βεβαιώσεις, έλεγχοι, κ.λ.π.): πρέπει πρώτα να επικυρωθούν από Προϊσταμένους ή Διευθυντές των Διευθύνσεων Α/Βαθμιας και Β/Βαθμιας εκπαίδευσης (Ανατολικής / Δυτικής Θεσ/νίκης) ως προς το γνήσιο της υπογραφής του Διευθυντή του σχολείου που τα έχει υπογράψει.
• Έγγραφα αμιγών ελληνικών σχολείων του εξωτερικού: πρέπει να φέρουν υπογραφή – θεώρηση των Συντονιστών Εκπαίδευσης που εποπτεύουν τα ελληνικά σχολεία στο εξωτερικό.
• Έγγραφα του ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟΥ ΠΑΝ. ΘΕΣ/ΝΙΚΗΣ: πρέπει να φέρουν υπογραφή του Προέδρου του εκάστοτε τμήματος ή σχολής (πρυτανική απόφαση του Πανεπιστημίου, ΦΕΚ 478/B/06-04-2000). Πτυχία που εκδίδονται μετά τις 10/3/2015 σύμφωνα με την κανονιστική απόφαση του ΑΠΘ (17992/29-01-2015, ΦΕΚ 334/10-03-2015 τ. Β'), θα πρέπει να είναι υπογεγραμμένα από τους προισταμένους της Γραμματείας του τμήματος της Σχολής που έχουν δικαίωμα υπογραφής για έγγραφα που προορίζονται στο εξωτερικό.
• Έγγραφα του ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ: πρέπει να φέρουν υπογραφή του Πρύτανη ή της Προϊσταμένης Διεύθυνσης Ακαδημαϊκών Θεμάτων (ΦΕΚ 178/B/25-02-1998).
• Έγγραφα του ΑΛΕΞΑΝΔΡΕΙΟΥ Τ.Ε.Ι. ΘΕΣ/ΝΙΚΗΣ: πρέπει να φέρουν υπογραφή είτε του Προέδρου, είτε του Γενικού Γραμματέα του ιδρύματος (δηλ. όχι υπογραφή γραμματέων, ή προϊσταμένων των τμημάτων).
• Έγγραφα ιδιωτικών και δημοσίων ΙΕΚ: επικυρώνονται από τον Ε.Ο.Π.Π. (Εθνικό Οργανισμό Πιστοποίησης Προσόντων, που αντικατέστησε τον Ο.Ε.Ε.Κ.) του Υπ. Διά Βίου Μάθησης, στην Αθήνα, και εν συνεχεία χορηγείται σε αυτά η σφραγίδα Χάγης από την Αποκεντρωμένη Διοίκηση Αττικής.
• Έγγραφα των ΕΠΑΣ και των Κ.Ε.Κ. του Ο.Α.Ε.Δ.: επικυρώνονται από τους Διευθυντές ή αναπληρωτές Διευθυντές των κατά τόπους εκπαιδευτικών μονάδων αυτών.
• Έγγραφα δημόσιων νοσοκομείων: πρέπει να φέρουν θεώρηση γνησίου υπογραφής των γιατρών που τα έχουν υπογράψει, από εξουσιοδοτημένο διοικητικό υπάλληλο του νοσοκομείου.
• Έγγραφα ιδιωτικών κλινικών: πρέπει να φέρουν θεώρηση γνησίου υπογραφής του γιατρού που τα έχει υπογράψει, από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο του ΙΑΤΡΙΚΟΥ ΣΥΛΛΟΓΟΥ ΘΕΣ/ΝΙΚΗΣ.  (Προσοχή:  ο Ιατρικός Σύλλογος θα πρέπει να βεβαιώνει το γνήσιο υπογραφής του γιατρού, ΟΧΙ ότι ο γιατρός είναι μέλος του.)
• Αντίγραφα ποινικών μητρώων, συμβολαιογραφικά έγγραφα: σε αυτά η σφραγίδα Χάγης χορηγείται από το Πρωτοδικείο του νομού απ’ τον οποίο έχουν εκδοθεί, γιατί είναι δικαστικής φύσεως έγγραφα (άρθρο 2^ο ν.1497/1984, ΦΕΚ 188/Α/1984, άρθρο 2^ο ν.2503/1997, ΦΕΚ 107/Α/1997 και εγκύκλιος Υπ. Εσωτ. 9676/2009, 01-02-2011).
• Έγγραφα εταιρειών: αρμόδιες για τη χορήγηση της Apostille είναι οι αρχές όπου έχουν την έδρα τους οι εταιρείες (εγκύκλιος Υπ. Εσωτ. υπ’ αριθμ. 3586/19-01-2010).
• Έγγραφα εταιρειών εσωτερικού: εφόσον οι εταιρείες αυτές εδρεύουν στο νομό Θεσσαλονίκης, θα πρέπει οι ενδιαφερόμενοι (που υπογράφουν τα εταιρικά έγγραφα) να απευθύνονται στις υπηρεσίες που είναι καταχωρημένες οι εταιρείες (Επιμελητήρια), οι οποίες έχουν στη διάθεσή τους όλα τα νομιμοποιητικά στοιχεία των εταιρειών, για να τους χορηγήσουν θεώρηση γνησίου υπογραφής και βεβαίωση της ιδιότητάς τους (εγκύκλιος Υπ. Εσωτ. 58545, 58171/24-1-2008).
• Έγγραφα εταιρειών εξωτερικού: δεν χορηγείται η σφραγίδα της Χάγης από ελληνικές διοικητικές αρχές στα έγγραφα ελληνικών εταιρειών που έχουν έδρα στο εξωτερικό, καθόσον τα νομιμοποιητικά τους στοιχεία δεν είναι δυνατόν να ελεγχθούν από αυτές.  Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται σε συμβολαιογράφο, οπότε μετά να τίθεται στα συμβολαιογραφικά έγγραφα, ως δικαστικής φύσεως έγγραφα, η σφραγίδα της Χάγης από το οικείο Πρωτοδικείο της περιφέρειας όπου εδρεύει η εκδούσα αρχή.  Επίσης, η Apostille μπορεί να χορηγηθεί σε υπεύθυνη δήλωση του ενδιαφερομένου η οποία θα αναφέρεται στο συγκεκριμένο ιδιωτικό εταιρικό έγγραφο, το οποίο θα προσκομισθεί στη χώρα που έχει έδρα η εταιρεία (εγκύκλιος Υπ. Εσωτ. 17783/23-03-2009).  Την υπεύθυνη δήλωση θα πρέπει να υπογράφουν οι ενδιαφερόμενοι χωρίς την επίθεση σφραγίδας της εταιρείας τους, ως φυσικά πρόσωπα (ΧΩΡΙΣ αναφορά στην ιδιότητά τους ως εκπροσώπων της εταιρείας.  Άλλως, δεν μπορεί να χορηγηθεί η σφραγίδα Χάγης στην υπεύθυνη δήλωση.)  Εάν είναι όλο το έγγραφο ξενόγλωσσο, η υπηρεσία έχει δικαίωμα να ζητήσει προσκόμιση μετάφρασής του από το Υπουργείο Εξωτερικών ή από δικηγόρο, για να φαίνεται ποια είναι η αρμόδια για την επισημείωση αρχή (εγκύκλιος Υπ. Εσωτ. 58545, 58171/24-1-2008).

Στοιχεία Επικοινωνίας